Qu’est-ce qu’un portail client ? Définition et usages

Un portail client est un espace privé multi-fonctions vous permettant en théorie d’échanger et d’interagir avec vos clients. Dans les faits, le portail client vous permet de communiquer ou de travailler de manière efficace avec une audience beaucoup plus large. Les portails clients, également appelés ‘Extranet’, peuvent servir de passerelle sécurisée entre vous et vos futurs candidats à l’embauche (on parlera alors d’Espace candidat) ou alors avec vos fournisseurs. 

Le portail client est un outil professionnel de productivité qui saura répondre aux nombreux besoins de votre organisation : servir d’espace privé pour certains visiteurs de votre site, permettre à vos clients de travailler avec vous sur certains projets, faciliter la constitution de dossiers de candidatures pour vos futurs employés ou fournisseurs par exemple.

C’est donc une solution puissante et flexible qui permet à vos équipes et vos interlocuteurs habituels de collaborer de manière intelligente et productive au sein d’un même espace. Le portail client permet à toute l’organisation de disposer d’un endroit sécurisé où gérer les processus les plus importants.

La mise en place d’un portail client dans votre organisation peut être un moyen efficace et peu coûteux d’accélérer votre processus et de gagner des clients plus rapidement. 

Portail client, extranet et intranet … Quelle différence ?

Portail client, espace client, extranet, intranet, internet ! Nous sommes d’accord : tous ces termes finissent par en perdre plus d’un ! Mais quelle est la véritable spécificité de tous ces concepts. 

Eh bien voilà. Pour faire simple, le portail client, également appelé Extranet, connecte les membres de votre société au monde extérieur, qu’il s’agisse de partenaires, de clients, de candidats à l’embauche ou de fournisseurs. L’intranet, à l’inverse, connecte les membres de votre entreprise entre-eux.

L’intranet a pour objectif de simplifier la circulation d’informations stratégiques au sein même de la société et de renforcer la culture d’entreprise.

Pour faire simple, l’intranet est à destination des employés, l’extranet ou portail client est à destination des autres interlocuteurs de la société.

Quels processus peuvent-être gérés à l’aide d’un portail client ?

🔥 L’onboarding de nouveaux clients

L’utilisation d’une solution de portail client est indispensable si dans le cadre de votre activité, vous devez pré-qualifier chacun de vos clients ou collecter des informations et documents essentiels à l’entrée en relation.

Ce processus, souvent très ennuyeux, nécessite de nombreux aller-retours et beaucoup de tâches répétitives que vous ne pouvez pas vous permettre de gérer manuellement.

Afin de vous assurer de recevoir des dossiers complets et conformes, il vous faut un système qui automatise cette étape et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel. Ne cherchez plus, ce qu’il vous faut est un portail client. 

🔥 L’intégration de futurs employés

Que vous travailliez dans une agence d’intérim, dans un département de Ressources humaines ou dans une startup, il est fort probable que le recrutement de candidats soit l’un de vos sujets phares.

Grâce à l’installation d’un portail client ou plus précisément d’un espace candidat, vous pourrez simplifier les processus de recrutement, d’intégration et de et de manière générale fluidifier vos activités RH en un clin d’oeil.

Vos futurs candidats disposeront d’un espace personnel, accessible depuis n’importe quel appareil et protégé d’un mot de passe via lequel ils pourront vous transmettre leur candidature, poser des questions, suivre l’état d’avancement de leur dossier et rester impliqué tout au long du processus de recrutement.

Lors de l’intégration des meilleurs profils, l’espace candidat prendra une toute nouvelle dimension. Vous pourrez enfin vous assurer de cocher toutes les cases requises à l’intégration de votre personnel et finis les oublis de carte vitale ou de CNI !

Depuis votre espace candidat personnalisable, vous pourrez y demander des documents, y afficher des tâches à accomplir, y faire signer des contrats sans même avoir à décrocher le téléphone. Une expérience grand luxe pour tout nouvel employé !

🔥 La sélection de fournisseurs

Voici un troisième processus intéressant à optimiser avec votre portail client (Appelons-le dans ce cas ‘Portail fournisseurs’ voulez-vous ? ).

La sélection de fournisseurs lors d’appels d’offre est un véritable cheminement nécessitant une certaine organisation et une bonne gestion du temps. 

Grâce à votre portail fournisseurs, vous pourrez préparer en amont des parcours de candidatures à vos appels d’offre que vos fournisseurs n’auront plus qu’à suivre afin de vous faire parvenir les informations et documents requis. 

🔥 La gestion de projets clients

Si vous travaillez dans une agence Web ou/ et Marketing, le fait d’installer un portail client vous sera d’une grande utilité pour collaborer et gérer efficacement vos projets avec les clients. 

Au sein d’un espace sécurisé et dédié à chaque client, vous pourrez demander des informations, publier des formulaires en ligne, partager les livrables pour chaque client.

Utiliser un portail client est donc une alternative de choix si vous souhaitez éliminer de vos processus les emails et les relances.

Quels avantages à utiliser un portail client ?

La question que vous vous posez certainement à ce stade est la suivante : Quels sont les avantages concrets à utiliser un portail client ? C’est une question tout à fait légitime.

Parmi la multitude d’outils gratuits qui existent aujourd’hui, il vous est sans doute déjà venu à l’esprit de rechercher des solutions pour gérer vos processus de manière efficace.

Peut-être avez vous un formulaire de contact sur votre site, depuis lequel vous pouvez collecter l’ensemble des informations et documents auprès de vos interlocuteurs.

Peut-être utilisez-vous une savante combinaison d’outils en libre accès vous permettant de gérer ce processus de manière judicieuse. Félicitations !

Cela signifie que vous êtes déjà dans une démarche d’optimisation de vos processus. Découvrez à présent quels sont les 2 avantages clés d’un portail client.

🔥 Moins de risques pour votre business

L’utilisation d’un outil de portail client (idéalement un portail client SaaS) élimine les risques pour votre société. Risques de non-conformité aux réglementations Européennes, notamment dans le cadre de la Protection des données, ainsi que les risques d’attrition de la part de clients impatient, confus ou peu engagés.

🔥 Plus d’efficacité et de contrats signés

L’avantage pour vous, c’est surtout une automatisation des processus de constitution de dossiers, de gestion des entrées en relation, d’onboarding etc.

Le portail client vous permet de configurer une bonne fois pour toutes l’ensemble des pré-requis spécifiques aux parcours que vous souhaitez faire emprunter à vos interlocuteurs.

Vous supprimez complètement les tâches répétitives de vos opérations et accélérez la clôture de contrats grâce à un outil tout-en-un gérant toutes les étapes de vos processus.

Nous pouvons vous aider à sélectionner la meilleure solution pour votre société, n’hésitez pas à contacter nos experts ou à ouvrir un compte gratuitement sur notre site internet.