Comment ajouter une signature électronique à un document Word ?

La signature électronique a révolutionné la gestion des contrats et accord entre professionnels. Je parle d’ailleurs en détails dans ce post qui présente le principe même de signature életronique et ses avantages. Mais à présent que vous êtes incollable au sujet de la signature électronique, vous vous demandez sans doute comment vous pouvez l’intégrer à vos actuels contrats par exemple ? Je suis donc là vous présenter les différentes étapes pour ajouter une signature électronique à un document Word facilement.

Origine de la signature électronique

Alors que la signature électronique telle qu’on la connaît est un concept relativement récent, le concept même de signature est quant à lui, vieux de plusieurs siècles puisqu’elle remonte au moins du Moyen-age. Peut-être, pouvons-nous considérer que la première forme du principe de signature électronique est apparu en 1869 lorsqu’avec l’essor du télégraphe, la cour suprême du New Hampshire annonce que les messages envoyés par télégraphe pourraient avoir une valeur légale.

Evidemment, les signatures électroniques d’aujourd’hui sont bien plus élaborées. Elles intègrent un système de cryptage qui permet de vérifier l’identité des deux parties. Cette avancée technologique et réglementaire a permis de fluidifier considérablement la conclusion d’accords commerciaux.

Définition rapide de la signature électronique

Comme évoqué dans l’article à ce sujet, la définition selon le code civil de la signature électronique est une donnée qui allie l’usage d’un procédé correspondant au second alinéa de l’article 1367 du code civil.

La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l’authenticité à l’acte.

 

Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat.

Dans le cadre d’une signature apposée à un document Word, cela signifie concrètement que la signature électronique au sens légal associera un tampon d’authentification crypté à une représentation visuelle de la signature.  Le tampon garantira l’authenticité et l’intégrité de la signature et lui donnera la même valeur qu’une signature physique apposée sur une feuille de papier.  

L’importance du certificat électronique

L’élément principal qui transformera véritablement vos contrats ou propositions commerciales au format Word en documents ‘officiels’ est le certificat électronique. Ce certificat (la référence de votre signature électronique en d’autres termes) qui doit donc être inclut dans le document Word, confirme votre identité. Mais vous vous demandez sans doute comment obtenir ce fameux certificat ? 

Comment obtenir un certificat électronique ?

Le certificat électronique s’obtient de plusieurs manières mais dans cet article, je vais vous montrer plutôt comment créer votre propre certificat. Pour pouvoir faire signer vos contrats via Word vous devez avoir un certificat électronique en cours de validité.  Avant toute chose, il faudra déterminer la version de Microsoft Word que vous utilisez.

Voici les différentes étapes à suivre sous Windows 10 

Voici les différentes étapes à suivre sous Windows 8
 

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Ajouter le champ signature dans votre document Word

Une fois votre certificat électronique crée, il ne vous reste plus qu’à l’ajouter à votre document.

  1. Dans la section dédiée à la signature électronique, placez votre souris en début de ligne puis allez dans le Menu>Insertion
  2. Choisissez la Signature>Microsoft Signature
  3. Suivez les instruction dans la fenêtre qui s’affiche

Signer un document Word

Une fois votre document envoyé, le destinataire n’a plus qu’à le signer en suivant les étapes suivantes :

  1. Télécharger le document et l’ouvrir sur son ordinateur ou l’appareil de son choix
  2. Signer le document en tapant votre nom ou en téléchargeant une image de votre signature
  3. Si vous utilisez un smartphone ou une tablette là signature sera possible directement avec le doigt

Signer un document dans le cadre d’une constitution de dossier

Si votre activité professionnelle nécessite la constitution de dossier par vos clients (Par exemple dans le cadre de demandes de location, demandes de prêts immobiliers, ou de transaction immobilière) pensez à Clust. C’est facile, ne demande aucune compétence technique et permet de convertir rapidement vos prospects.

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Maintenant que vous savez comment créer des signatures électroniques depuis Word, vous pourrez tout à fait ajouter à votre portail sécurisé, vos documents à signer. Et si vous êtes client DocuSign ou HelloSign, la solution Clust est également intégrée à ces services de signature électronique.