Ce que coûtent vraiment les tâches répétitives à votre PME

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Les tâches répétitives ont leurs avantages. Elles permettent de mettre en place une routine efficace et parfois de créer un réel impact. Les adeptes du yoga seront de mon avis. En revanche, il existe certaines répétitions qui bouffent du temps et créent des inefficacités. Il s’agit par exemple de la répétition de tâches manuelles dans votre entreprise. Dans ce cas particulier, la répétition n’entraîne pas de création de valeur mais ralentit l’entreprise tout entière, créant au passage des postes de dépenses inutiles. Découvrons ensemble ce que coûtent vraiment les tâches répétitives à votre PME et comment vous pouvez les automatiser pour être plus efficace.

1. Pourquoi les tâches répétitives vous coûtent cher

Clust est un logiciel professionnel de collecte de documents qui vous permet d’optimiser vos processus de collecte auprès de clients ou de fournisseurs. Nous avons déterminé les principaux coûts associés aux tâches répétitives (gérées manuellement) dans votre petite entreprise.

Les tâches répétitives impliquent des processus archaïques :

Souvent gérées manuellement ou de manière traditionnelle, les tâches répétitives dans votre entreprise impliquent très souvent l’utilisation de papier, de classeurs, de placards, de la poste… Ce qui veut dire de l’argent et du temps jetés par la fenêtre.

Dans le cadre de la collecte de documents, on voit souvent des professionnels remettre à leurs clients la liste de pièces justificatives au format papier ou alors demander un retour des documents par la poste ou par fax dans le meilleur des cas. Autant de coûts et de temps perdu qui n’arrangent pas les finances quand on est une petite boîte.

‍Les tâches répétitives ralentissent votre croissance :

L‍es tâches répétitives prennent un temps fou. Lorsqu’un employé bloque une journée entière pour gérer la paperasse, vous savez déjà que ce temps ne servira pas à générer de la valeur dans votre entreprise. C’est ainsi que de plus en plus de sociétés optent pour des parcours clients digitalisés pour reaffecter du temps précieux à leurs équipes et augmenter leur productivité. La banque en ligne N26 est championne dans le domaine de l’expérience client en ligne et elle cartonne.

Les tâches répétitives sont sources d’erreur :

Lorsqu’un employé exécute encore et encore la même tâche, il aura tendance à ne plus y accorder toute son attention. La concentration est beaucoup plus faible et la personne fait appel à des réflexes pour accomplir les tâches qui lui sont demandées. C’est là que surviennent des erreurs qui peuvent vous coûter cher.

Les tâches répétitives menacent la culture d’entreprise :

A l’ère des startups, où le dynamisme et la modernité séduisent de plus en plus les employés, il doit être difficile de motiver des équipes qui travaillent avec des outils en décalage avec les besoins des clients.

2. Comment l’automatisation peut-elle vous aider ?

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Réduire le coût des tâches répétitives dans votre petite entreprise est la première étape vers la croissance.

Une fois que vous aurez isolé les processus qui demandent le plus de répétitions et de travail manuels et qui vous coûtent de l’argent, vous serez en marche vers le succès.

Les avantages de cette démarche sont nombreux :

Vous pourrez mieux traçer l’information dans l’entreprise :

En automatisant les tâches répétitives dans votre entreprise, vous obtiendrez une meilleure visibilité de ce sur quoi vos employés travaillent et à quel moment. En cas de besoin il sera beaucoup plus facile d’identifier le processus concerné ainsi que son responsable.

Vous réduierez les risques d’erreurs et les oublis :

C’est connu, les ordinateurs et les machines en général sont plus précis que nous les humains ! Un logiciel performant vous sera toujours fidèle et sera toujours aussi efficace dans l’exécution d’une tâche, quel que soit la conjoncture. Un excellent moyen de réduire les erreurs, les oublis et tout ce qui peut rendre vos processus encore plus longs et coûteux pour votre entreprise.‍

Vos employés seront ravis :

L’utilisation d’outils en entreprise a pour avantage de valoriser vos employés qui se sentent accompagnés et équipés pour réussir. Après tout, c’est quand même plus sympa d’utiliser un logiciel pour collecter les pièces justificatives de clients plutôt que devoir répéter 100 fois la même chose non ?

2. Comment automatiser les tâches répétitives dans votre entreprise ?

 

Afin d’automatiser les tâches répétitives dans votre entreprise, il suffit de vous plonger dans l’audit des processus actuellement en place dans votre structure.

Commencez par les services directement en relation avec les clients pour un meilleur impact, vous vous pencherez sur les processus internes par la suite.  Nous avons réuni pour vous une liste de 27 outils que toutes les PME devraient avoir afin de mieux gérer chacune des tâches et processus clés de votre petite entreprise. A consommer sans modération!

 

Laura @Clust
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