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PME, 5 raisons de passer au zéro papier

PME, 5 raisons de passer au zéro papier
Temps de lecture: 4 minutes

Faire passer son entreprise au zéro papier est plus économique et tellement plus simple aujourd’hui. Il est temps pour votre société de se lancer et nous sommes là pour vous rappeler combien c’est une excellente idée pour vous de passer au zéro papier.

Fini l’argent jeté par la fenêtre

Réduire les coûts d’ approvisionnement de votre imprimante en cartouches est un bataille perdue d’avance. L’encre d’imprimante coûte un bras, soyons honnêtes. Elle coûte encore plus chère que le champagne… Quelle ineptie!

Parfois changer d’imprimante vous coûtera moins cher que d’acheter de nouvelles cartouches. On marche sur la tête. Le business-model de ces sociétés, se base sur le réapprovisionnement : à l’image des rasoirs non jetables, plus vous rechargez, plus vous dépensez.

Et quand on sait qu’en France 7.930.000.000 kg de papier a été produit en 2015 et qu’un employé consomme 2500 feuilles par an, on voit tout de suite le poids de l’industrie de papier.

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Passer au zéro papier est le meilleur moyen de réduire drastiquement les coûts de votre entreprise. Même cela peut paraître insurmontable, sachez que c’est une décision rentable et plus facile à mettre en place. Grâce aux solutions en Cloud, vous pouvez progressivement remplacer vos armoires à papier par DropBox, Google Drive ou Box.

Evidemment, il faudra mettre cela en place de manière progressive au sein de votre entreprise et bien sûr réussir avant tout à convaincre les employés les plus réfractaires au changement. Mais tout changement se prépare et vous aurez des arguments solides.

Nous vous recommandons de procéder par étapes et d’organiser la migration de vos processus papier vers le Cloud en fonction de vos réalités opérationnelles.

Gagnez la guerre contre le temps perdu

Chercher et retracer des documents papier est une tâche extrêmement chronophage. Vous gagnerez un temps fou en remplaceant vos dossiers papiers par des fichiers en ligne : un temps que vous pourrez reinjecter dans la gestion commerciale, l’accompagnement des clients dans leur parcours et la signature de contrats.

Sans fax, ni scanners, vos équipes peuvent enfin se concentrer sur la création de valeur. Et vos clients quant à eux, peuvent passer moins de temps à chercher, imprimer vos documents ou vos listes de pièces à fournir.

Cela donnera une image plus professionnelle à vos prospects. Aujourd’hui avec un bon CRM, des solutions en Cloud et un logiciel de collecte de documents, vous vous tournez vers l’avenir, en passez en mode zéro papier.

Pour un effet long terme sur votre image de marque, utilisez votre passage au zéro papier comme une preuve d’engagement envers vos clients. Tout le temps que vous économiserez en accélérant les processus qui impliquent de la gestion de papier vous permettront d’en faire plus pour vos clients.

L’accès à l’information en sera amélioré, et vos équipes seront ravies de pouvoir travailler sur des tâches à valeur ajoutée au lieu de faire du classement.

La sécurité des informations, pensez-y

En utilisant un logiciel de collecte de documents par exemple, vous augmentez la sécurité et la traçabilité des informations dans votre société. Le zéro papier fournit un niveau de sécurité supérieur à la gestion traditionnelle de documents.

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Dans un environnement zéro-papier, vous pouvez recourir à l’utilisation de mot de passes pour limiter l’accès à certains documents, vous pouvez tracer le parcours suivi par les documents dans votre entreprise et simplifier la collaboration entre vos employés.

Grâce à des systèmes de cryptage des documents de vos clients, vous modernisez une bonne fois pour toutes vos systèmes et vos processus internes.

De nombreuses solutions en ligne permet de travailler dans le Cloud depuis n’importe quel appareil. Pour votre société, cela implique une meilleure collaboration en interne mais également avec des partenaires externes à la société.

Le monde du travail actuel est très dynamique, grâce à une organisation 100% digitalisée, les fuseaux horaires, ou locations différentes des personnes qui travail pour vous ne poseront plus de problèmes pour votre société.

Aidez votre société à grandir

Peu importe la taille de votre société et le nombre d’employés que vous avez, adopter une stratégie zéro papier peut vous aider à accélérer vos processus et aider votre entreprise à croître.

En éliminant le besoin de gérer des documents papier, vous n’avez plus besoin d’armoires de 2 mètres de haut et gagnez  plus de place au sein de votre entreprise, ce qui vous permet d’accueillir plus de salariés ou de stagiaires par exemple.

Dans une société en pleine croissance, la productivité est une obsession. Le niveau de stock de papier où l’état de fonctionnement de l’imprimante, du scanner ou du fax fonctionnent ne doivent pas empêcher vos employés de travailler.

Grâce au Cloud, les documents stockés sont accessibles à tous les employés peu importe leur nombre et l’endroit d’où ils travaillent.

En choisissant une solution en SaaS adaptée à chacun des processus papiers de votre entreprise, vous établirez les conditions optimales à la croissance de votre entreprise.

Sauvons la planète

Nous n’avons pratiquement plus besoin de papier de nos jours : vos livres préférés sont disponibles sur Kindle, vos photos sont sur Facebook…

Cette tendance devrait s’appliquer à l’échelle de l’entreprise. Prenez exemple sur ces sociétés françaises qui ont pris le tournant du digital en éliminant le papier de leur processus et qui communiquent largement à ce sujet, gagnant au passage le coeur de nouveaux clients.

Lancez-vous !

Alors, vous sentez-vous prêt à passer au zéro papier dans votre entreprise ? Si c’est le cas, voici un article qui vous aidera à préparer cette transition dans les meilleures conditions. N’hésitez pas à partager avec nous vos challenges et vos conseils pour y arriver !

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